Các hạng mục mà một văn phòng bất động sản nên bảo vệ trong két sắt

Chủ đầu tư bất động sản có rất nhiều tài liệu để lưu trữ trong két sắt văn phòng. Vậy tài liệu nào cần cất giữ an toàn bảo mật ? Hãy tham khảo bài viết dưới đây :

Hàng năm, vẫn xảy ra 1 số vụ trộm cướp ở các văn phòng bất động sản. Tổn thất do trộm cướp là rất lớn gây ảnh hưởng tới kinh doanh cũng như cuộc giao dịch mua bán giữa khách hàng. Vừa qua, Công an quận 9, TPHCM cho biết đã khám phá vụ trộm két sắt xảy ra tại một doanh nghiệp kinh doanh bất động sản - Công ty TNHH Xây dựng và TMDV Việt Tín Land ở phường Long Thạnh Mỹ, quận 9. Mặc dù số tài sản bị mất trị giá chừng 20 triệu đồng, nhưng một số giấy tờ quan trọng trong két cũng bị kẻ gian lấy đi đã gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp.

Văn phòng bất động sản là nơi thường xuyên có người qua lại mua bán, giao dịch nên các tài sản cần được cất giữ ở nơi an toàn. Bất cứ khi nào bạn xử lý thông tin khách hàng, giao dịch tiền tệ hoặc thuế riêng của doanh nghiệp, bạn có thể sẽ tạo ra một số thủ tục giấy tờ quan trọng. Ngay cả khi bạn điều hành trên máy tính không có giấy tờ, bạn nên sao lưu các tệp kỹ thuật số vào ổ cứng. Những ổ cứng hoặc tệp giấy đó nên được cất giữ an toàn trong tủ hoặc két an toàn chất lượng .

Có một số mặt hàng khác nhau đến qua các văn phòng bất động sản mà bạn nên cân nhắc nộp ở một nơi an toàn.

• Bất kỳ thủ tục giấy tờ nào liên quan đến giao dịch tài sản. Những thông tin bán hàng này không chỉ tốt để lưu trữ, chúng còn có thể có thông tin cá nhân như tên, số điện thoại và địa chỉ của khách hàng trên đó.
• Thuế hoặc các biểu mẫu pháp lý có thể cần được tham chiếu khi giải quyết các vụ kiện pháp luật hoặc các vấn đề về thuế trong tương lai.
• Tất nhiên, tiền tệ hoặc tài liệu có giá trị phải được giữ trong két sắt.

Hình thức bán tài sản

Các đại lý bất động sản cần phải bảo vệ nhiều loại tài liệu quan trọng liên quan đến ngành của họ. Bất cứ điều gì liên quan đến giao dịch tài sản và để chúng thất lạc hoặc bị đánh cắp đều có thể dẫn đến kết quả thảm khốc. Có một số tài liệu liên quan đến các giao dịch tài sản bao gồm bất kỳ hợp đồng nào liên quan đến việc mua hoặc bán nhà. Những tài liệu này nên được cất giữ bên trong két sắt và chỉ được kéo lên khi cần thiết và sau đó cất lại khi không còn cần thiết. Điều này không chỉ giúp giữ chúng an toàn mà còn giúp văn phòng của bạn ngăn nắp và gọn gàng.

Các văn bản pháp lý và thuế

Bảo mật các tài liệu vật lý và tệp kỹ thuật số cũng tốt vì lý do pháp lý và thuế. Nếu đại lý của bạn gặp vấn đề về pháp lý hoặc thuế, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các tài liệu liên quan nếu chúng được lưu trữ trong một thùng chứa an toàn. Lưu trữ các giao dịch quan trọng hoặc các giao dịch tiền tệ là quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp có liên quan đến việc mua bán các mặt hàng đắt tiền như nhà cửa.

Séc, tiền mặt hoặc vật có giá trị

Các doanh nghiệp thường sẽ có những món đồ có giá trị trong văn phòng của họ ngay cả khi nó chỉ là một cái lọ đựng đầy tiền mặt lặt vặt. Mọi người cũng sẽ viết séc và sẽ có lệnh chuyển tiền để thanh toán cho các dịch vụ của bạn. Séc hiện nay không còn được sử dụng nhiều như những năm trước, chúng vẫn là cách gửi tiền hữu ích và có thể dễ dàng quản lý bởi các doanh nghiệp và công ty. Tiền tệ cần được bảo vệ vì mất tiền có thể gây hại cho cả khách hàng và đại lý của bạn. Bạn cũng nên giữ các dạng tiền tệ trong két sắt phòng trường hợp bạn phải trả lại tiền đặt cọc cho ai đó. Tuy nhiên, khi bạn cất giữ tiền mặt hoặc các vật có giá trị bên trong két sắt, hãy đảm bảo rằng nó được xếp hạng để giữ được số tiền bạn đang sử dụng.

Chiếc két sắt văn phòng thường nặng nề nhưng nếu lơ là thì trộm cũng có thể khiêng đi. Chính vì thế, ngoài bảo vệ tài sản bằng két sắt thì hệ thống an ninh văn phòng cũng nên được đầu tư camera giám sát, cửa ra vào chốt cẩn thận. 

4. Con dấu, giấy đăng kí kinh doanh :

Đây là tài sản quan trọng nhất của công ty để hành nghề kinh doanh nên bắt buộc phải được lưu trữ trong két bảo mật an toàn nhất. 

Trên đây là những tài liệu, vật dụng mà văn phòng kinh doanh bất động sản nên cất giữ trong két sắt. Két Sắt Chính Hãng Đức Phương chuyên bán két sắt giá rẻ mẫu mã đa dạng, uy tín chất lượng hơn 10 năm kinh doanh.